Es 2020, el mundo está en medio de una pandemia y sospecho que muchas personas que leen esto nunca pensaron que estarían administrando sus equipos de forma remota. He gestionado de forma remota equipos de analistas, ingenieros, científicos de datos e ingenieros de proyectos en los Estados Unidos y América Latina durante más de una década. Gracias a esto he llegado a darme cuenta que los equipos remotos pueden ser muy efectivos, pero en esto, hay ciertas claves para el éxito.

Para empezar asumiremos que su empresa ha contratado a un equipo de personas responsables y motivadas, esta primera parte es esencial para su éxito, manténgalo en mente. La dificultad con el trabajo remoto es que, aunque me encantaría dar una palmada en el hombro y tomar unos minutos con mi equipo, esto no es posible, al menos no físicamente, y es fácil dejar pasar las horas sin hablar con nadie. También es más difícil “leer la sala” o intuir cuando las personas no están motivadas para un trabajo en específico, así como muchas señales personales que los gerentes suelen usar.

Por necesidad en la situación actual, muchos gerentes tienen que adaptarse para liderar un equipo remoto y lo hacen por primera vez. Si bien puede parecer una tarea desalentadora, he encontrado algunas formas de ayudar a aliviar la carga. Aquí hay algunos consejos para ayudar a prepararse a sí mismo y a su equipo para el éxito: 

 

  1. Revisiones individuales

    Haga un chequeo semanal con cada miembro del equipo. Este tiempo debe estar fuera de las reuniones regulares del proyecto u otras reuniones grupales, porque el tiempo compartido personalmente con cada uno de ellos es sumamente importante. Se puede hablar con confianza sobre el trabajo o temas personales que pueden estar atravesando, o también felicitar sus éxitos. Si no está considerado en el horario oficial, asegúrese de reservar este tiempo para conversar semanalmente con cada miembro del equipo. Esto es particularmente importante con aquellos miembros que son nuevos en el trabajo desde casa. Descubrí que un registro o una conversación rápida con nuevos miembros al menos una vez cada día hábil, ayuda a establecer expectativas de que esta nueva experiencia no debe tratarse como si fuera un “trabajo vacacional”.
  2. Use buenas herramientas 
    Mantenga las tareas organizadas y claras. En mi trabajo, los gerentes de proyecto han usado múltiples herramientas, desde Jira, Trello, Azure Boards, hasta BaseCamp. Elija lo que elija, encuentre algo que sea asequible y fácil de usar para mantener las tareas claras y asignadas. Intente elegir herramientas que minimicen el tiempo que pasará “luchando con tecnología”. Un software inadecuado no siempre es la razón por la que aparece este problema. Elegir herramientas que se adapten a sus preferencias de usabilidad, así como las que satisfagan sus necesidades tecnológicas, son dos factores que valen la pena considerar para la cordura de su equipo. El tiempo ahorrado puede ser tiempo dedicado a proyectos en lugar de maldecir la llamada de conferencia.
  3. Fomente la creatividad y recompense la productividad.
    Deje que los miembros del equipo propongan e inicien el trabajo, en lugar de que todo sea dictado por usted. Los miembros del equipo deben saber que, si tienen una idea para mejorar un servicio central, capacitación adicional, etc., usted respaldarán dichos esfuerzos. Establecer el horario y la prioridad adecuados sigue siendo su trabajo como gerente, así que deje que el trabajo atrasado sea su amigo. En muchos casos, puede motivar a alguien para que haga algo que no sea particularmente de su agrado, para que la nueva función en la que realmente quisieran trabajar se pueda colocar en la columna “A continuación”.
  4. Priorice tareas como equipo 
    Asegúrese siempre de solicitar opiniones de su equipo cuando decida la prioridad de una tarea o elija un camino/metodología a seguir. Un debate saludable, con la moderación del gerente, puede hacer que ideas rivales salgan a la superficie y sean validadas. Algunos miembros del equipo estarán más callados que otros, y es simplemente más difícil sentir la reticencia de alguien en un entorno remoto, no lo olvide. Esto hace que sea importante involucrar a todos en la discusión. Un simple “Jason, no he escuchado tu opinión sobre nuestros pronósticos COVID-19 más recientes. ¿Cuál es tu opinión? ” puede incitar a alguien a compartir ideas y perspectivas increíbles.
  5. Asegúrese de estar disponible 
    Esté en línea durante las horas de trabajo y espere que su equipo también lo esté. Esto es importante para que funcione lapalmadita de hombro” virtual. Aliente a los miembros del equipo a que se comuniquen entre sí (y con usted), para que sepan cuándo están fuera y cuándo volverán. Está bien preguntarle a un miembro del equipo dónde ha estado cuando su estado de mensajería instantánea ha estado “Ausente” durante gran parte del día y no se le notificó. La responsabilidad comienza con expectativas claras para usted y para todos los demás en el equipo.
  6. Establezca expectativas claras de reunión 
    Siempre tenga un protocolo esperado para las reuniones de clientes. ¿Está la cámara encendida o apagada? Las mascotas (particularmente los perros que ladran) y los bebés que lloran pueden ser tolerables durante una reunión interna, pero definitivamente son un rotundo no durante las reuniones con los clientes. El uso adecuado del botón para silenciar el micrófono  puede ayudar, pero solo se necesita una falta para que la percepción de profesionalismo se derrita. Si se programa una reunión importante, asegúrese de que todos los miembros del equipo invitados conozcan sus expectativas profesionales. La configuración de las expectativas es primordial para garantizar que la reunión sea exitosa y mantenga la imagen de su marca en los ojos del cliente. Dicho todo esto, estamos viviendo tiempos interesantes durante esta pandemia. Los niños están en casa, cónyuges y parejas de igual manera (incluso puede ser la misma “oficina”), así que tenga en cuenta que algunas interrupciones serán difíciles de evitar.
  7. Evalúe cómo el trabajo remoto afecta a diferentes equipos 
    Cada equipo tendrá diferentes desafíos cuando trabajen a distancia. Tenga en cuenta que el trabajo remoto puede proporcionar una redistribución desigual de responsabilidades en toda la empresa. Algunos gerentes se verán en la obligación de redirigir esfuerzos en este tipo de situaciones, como discutimos anteriormente. Algunos equipos pueden volverse más eficientes debido al menor o casi nulo tiempo de viaje a su estación de trabajo, mientras que otros equipos pueden asumir más responsabilidades debido a la configuración de herramientas remotas, la resolución de problemas del trabajo en el hogar o incluso descubrir nuevos beneficios y eficiencias relacionadas con el trabajo remoto. Los gerentes de alto nivel deben ser conscientes de las demandas crecientes de dichos equipos y establecer expectativas con sumo cuidado, porque estos empleados también pueden estar luchando con circunstancias imprevistas en el hogar.
  8. Sea social 
    Dedique un tiempo a la recuperación social. Todos seguimos siendo humanos; e incluso si estamos a millas de distancia, la tecnología no debería evitar que nuestro equipo se sienta conectado. No siempre tiene que ser sobre el negocio. Tómese un tiempo para hablar sobre sus intereses personales, sus vidas personales y permita que los miembros de su equipo lo conozcan también. Unos minutos al comienzo de una charla o reunión para bromas ayudarán mucho a que su equipo remoto se sienta parte de la familia y esté más conectado con los objetivos del equipo. Si se gestiona bien, la inversión personal de su equipo puede ayudar a todos a ser más productivos. Las horas felices del equipo virtual, las clases de ejercicios virtuales, los torneos de juegos en línea son buenas ideas para conectarse en línea para compartir experiencias divertidas y crear un equipo remoto más cercano. 

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El artículo original en inglés, se encuentra aquí